Proses perolehan semakin berkembang dengan penggunaan teknologi untuk meningkatkan kecekapan, ketelusan, dan kebolehpercayaan. Salah satu inovasi utama dalam bidang ini ialah e-Perolehan, sistem yang membolehkan transaksi perolehan dijalankan secara dalam talian oleh badan kerajaan dan pembekal.

Apa Itu e-Perolehan?

E-Perolehan merujuk kepada sistem perolehan elektronik yang digunakan untuk menguruskan segala aktiviti pembelian, tawaran tender, dan kontrak secara digital. Ia menggantikan kaedah manual dengan sistem dalam talian yang lebih pantas, telus, dan sistematik.

Bagaimana e-Perolehan Berfungsi?

e-Perolehan menghubungkan badan kerajaan dengan pembekal melalui platform digital, membolehkan urusan berikut dijalankan dengan lebih lancar:

• Iklan tender secara dalam talian. 
• Penyerahan dokumen dan bidaan secara elektronik. 
• Penilaian pembekal berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. 
• Pengesahan dan pemilihan pembekal secara digital. 
• Automasi proses pembayaran dan pemantauan kontrak. 
  

Kelebihan e-Perolehan untuk Badan Kerajaan 

Sistem e-Perolehan menawarkan pelbagai manfaat kepada badan kerajaan. Ketelusan tinggi merupakan kelebihan utama, di mana semua transaksi direkodkan secara automatik, mengurangkan risiko penyelewengan. Selain itu, kecekapan operasi meningkat dengan pengurangan penggunaan kertas dan masa pemprosesan dokumen perolehan. Badan kerajaan juga boleh mendapatkan akses kepada lebih banyak pembekal, memastikan penyertaan tender yang lebih adil dan kompetitif. Dari segi kos, automasi proses membantu mengurangkan kos operasi dalam pengurusan perolehan. Tambahan pula, kebolehkesanan yang tinggi membolehkan semua dokumen dan rekod dijejak dengan mudah bagi tujuan audit dan pematuhan.

Contoh Penggunaan e-Perolehan di Malaysia

Beberapa badan kerajaan telah menggunakan sistem e-Perolehan bagi meningkatkan ketelusan dan keberkesanan dalam pengurusan perolehan. Antaranya:

Cabaran dalam Pelaksanaan e-Perolehan

Walaupun e-Perolehan menawarkan pelbagai kelebihan, terdapat beberapa cabaran yang perlu diatasi bagi memastikan keberkesanan pelaksanaannya. Salah satu cabaran utama ialah kesediaan infrastruktur, di mana tidak semua badan kerajaan mempunyai sistem IT yang cukup maju untuk menyokong e-Perolehan sepenuhnya. Beberapa organisasi masih bergantung pada proses manual atau sistem lama yang tidak diintegrasikan dengan teknologi baharu, menyebabkan kesukaran dalam pelaksanaan yang lancar.

Selain itu, keselamatan data menjadi keutamaan dalam penggunaan sistem digital. Dengan peningkatan ancaman siber, risiko serangan terhadap sistem e-Perolehan boleh menjejaskan integriti maklumat perolehan. Oleh itu, langkah keselamatan seperti enkripsi data, sistem pengesahan pengguna yang ketat, dan pemantauan berkala amat diperlukan bagi melindungi maklumat sensitif daripada sebarang pencerobohan.

Cabaran lain adalah penyesuaian pengguna, di mana pegawai kerajaan dan pembekal memerlukan latihan serta bimbingan teknikal yang mencukupi bagi memastikan mereka dapat menggunakan sistem e-Perolehan dengan berkesan. Tanpa pemahaman yang mencukupi, pengguna mungkin menghadapi kesukaran dalam proses pendaftaran, penghantaran dokumen, serta pemantauan status tender. Oleh itu, inisiatif seperti bengkel latihan, sokongan teknikal yang responsif, dan panduan pengguna yang mesra perlu diperkenalkan untuk meningkatkan penerimaan serta penggunaan sistem ini dalam sektor kerajaan.

e-Perolehan adalah satu langkah ke hadapan dalam memastikan perolehan kerajaan lebih cekap, telus, dan moden. Dengan transformasi digital yang semakin berkembang, badan kerajaan di Malaysia perlu menggunakan sistem e-Perolehan bagi meningkatkan lagi ketelusan dan keberkesanan dalam pengurusan perolehan.

Mengenai Tender Pintar

Tender Pintar ialah sebuah syarikat teknologi di Malaysia yang menawarkan platform digital untuk proses e-perolehan yang cekap, telus, dan inovatif. Dengan pengalaman dalam membantu pelbagai organisasi kerajaan dan GLC sejak tahun 2012, Tender Pintar komited untuk memperkasa transformasi digital dalam sektor perolehan. Untuk maklumat lanjut mengenai platform e-perolehan Tenderwizard, layari https://www.tenderpintar.com/.